Deeds & documents eligible for registration

Akten - Inschrijfbare documenten
Actes - Documents à inscrire

Content of deeds

Only deeds, writs of bailiff and judgments referred to in articles 8 and 9 of the maritime act may be registered (see Principles).
 
These deeds, writs and judgments mainly deal with:
  • change of property (sale, shipbuilding contract, contribution to company, partition etc.)
  •  mortgages (deed of mortgage, assignment, renewal, discharge etc.)
  • arrests (arrest, seizure, renewal, discharge etc.)
 
Form of deeds
 
Both private deeds and authentic deeds (executed before notary) may be recorded (article 10 of maritime act).
 
Following copies have to be submitted to the ship mortgage registry:
  • for private deeds: two originals
  • for deeds executed before notary: an authenticated copy (‘expédition’) and a certified copy 
  • for judgments: two extracts issued by the court registrar; as a rule an authenticated copy and another copy are supplied;
  • for applications in court: two extracts from the writs of bailiff; as a rule the original writ and a certified copy are supplied;
  • for writs of bailiff: the original writ and a certified copy; the writ of arrest is to be accompanied by the judgment consenting to the arrest.
All documents have to be registered before at a registration office.

Language

Documents drawn up in Dutch, French or German are registered without translation.
 
English documents drawn up according to international standard forms ( e.g. Norwegian Sales Form) are registered without translation.
 
English documents enclosed with documents to be recorded, need not be translated either.
 
All other documents drawn up in English and all other languages have to be translated by a sworn translator into Dutch, French or German.
 
Other requirements
 
Deeds, writs of bailiff and judgments are only registered at the ship mortgage registry:
  • if the ship they relate to is registered on the register of seagoing ships;
  • if the fees and costs have been paid in advance ( see FEES).

Akten - Inschrijfbare documenten

Qua inhoud

Enkel akten, gerechtsdeurwaardersexploten en vonnissen die worden bedoeld in artikel 8 en 9 van de zeewet kunnen worden ingeschreven (z.Principes).

In concreto gaat het om akten, gerechtsdeurwaardersexploten en vonnissen betreffende:

  • Eigendom (verkoop, scheepsbouwcontract, inbreng in vennootschap, verdeling, e.d.m.)
  • Hypotheken (hypotheekvestiging, overdracht van hypotheek, borderel van hernieuwing, opheffing, e.d.m.);
  • Beslagen (bewarend beslag, uitvoerend beslag, hernieuwing van beslag, opheffing e.d.m.).

Qua vorm

Zowel onderhandse als authentieke (notariële) akten kunnen worden ingeschreven (art.10 van de zeewet).

Welke stukken moeten aan de scheepshypotheekbewaring worden bezorgd?

  • voor de onderhandse akten: twee originele exemplaren (art.12 van de zeewet);
  • voor de notariële akten: een expeditie en een gewaarmerkt afschrift (art.12 van de zeewet); in de praktijk worden twee expedities of de grosse en een expeditie bezorgd;
  • voor de vonnissen: twee uittreksels opgemaakt door de griffie van de rechtbank (art.16 van de zeewet); in de praktijk wordt een expeditie en een fotokopie bezorgd;
  • voor de eisen in rechte: twee uittreksels uit de exploten van de gerechtsdeurwaarders (art.16 van de zeewet); in de praktijk worden het origineel gerechtsdeurwaardersexploot en een eensluidend verklaard afschrift van dit exploot bezorgd;
  • voor de gerechtsdeurwaardersexploten: het origineel exemplaar en een eensluidend verklaard afschrift; bij exploten van bewarend beslag moet een kopie van de gerechtelijke beslissing worden gevoegd, waarbij het beslag wordt toegestaan.

Alle stukken moeten vooraf geregistreerd zijn in een registratiekantoor van de administratie van het kadaster, de registratie en de domeinen van de FOD Financiën.

Qua taal

Stukken in het Nederlands, Frans of Duits worden zonder vertaling ingeschreven.

Engelse stukken die werden opgemaakt volgens internationaal erkende standaardformulieren - zoals de Norwegian Sales Form – kunnen worden ingeschreven zonder vertaling.

Engelse stukken die als bijlage worden gevoegd bij in te schrijven stukken kunnen eveneens onvertaald blijven.

Voor alle andere stukken in het Engels en voor alle andere talen is een beëdigde vertaling naar het Nederlands, Frans of Duits nodig.

Andere vereisten

Inschrijving van akten, gerechtsdeurwaardersexploten en vonnissen is enkel mogelijk:

  • indien het zeeschip respectievelijk het binnenschip waarop die akten, exploten en vonnissen slaan, zijn geregistreerd in het register der zeeschepen respectievelijk te boek staan in het register der binnenschepen (art.11 en 272 van de zeewet);
  • indien vooraf de verschuldigde hypotheeklonen en kosten werden betaald (z. Fees).

 

Actes - Documents à inscrire

 

Il s’agit concrètement d’actes, exploits de huissier et jugements en matière de :

  • propriété (vente, contrat de construction, apport en société, partage etc.) ;
  • hypothèques (constitution d’hypothèque, cession d’hypothèque, bordereau de renouvellement, mainlevée etc.) ;
  • saisies (saisie conservatoire, saisie-exécution, renouvellement de saisie, mainlevée etc..).

Conditions relatives à la forme

Tant les actes sous seing privé enregistrés que les actes authentiques ( en règle, des actes notariés) sont admis à l'inscription (art.10 de la loi maritime).

Quels documents doivent être soumis à la conservation des hypothèques maritimes et fluviales?

  • pour les actes sous seing privé: deux exemplaires originaux (art.12 de la loi maritime);
  • pour les actes notariés: une expédition et une copie certifiée conforme (art.12 de la loi maritime); dans la pratique, le notaire remet deux expéditions ou la grosse et une expédition;
  • pour les jugements: deux extraits délivrés par le greffe du tribunal (art.16 de la loi maritime);  dans la pratique, il est présenté une expédition et une photocopie;
  • pour les demandes en justice: deux extraits des exploits d’ huissier de justice (art.16 de la loi maritime); dans la pratique, l’huissier de justice remet l’exploit original et une copie certifiée conforme de l’exploit;
  • pour les exploits d’huissier de justice: l’exploit original et une copie certifiée conforme; les exploits de saisie conservatoire doivent être accompagnés d’une copie de la décision judiciaire autorisant la saisie.

Tous les documents doivent être préalablement enregistrés dans un bureau de l’enregistrement de l’administration du cadastre, de l’enregistrement et des domaines du SPF Finances.

Conditions relatives à la langue

Les documents établis en français, néerlandais ou allemand sont inscrits sans traduction.

Les documents établis en anglais sur base de formulaires courants internationaux – tel le modèle d’acte de vente Norwegian Sales Form – peuvent être inscrits sans traduction.

Les documents anglais qui sont joints aux documents à inscrire, ne doivent pas être traduits non plus.

Tous les autres documents établis en anglais et tous les documents établis dans d’autres langues que le français, néerlandais, allemand ou anglais, doivent être accompagnés d’une traduction légale.

Autres conditions

Les actes, jugements et exploits d’huissier ne peuvent être inscrits qu’à condition que:

  • le navire sur lequel portent ces actes, jugements ou exploits, soit enregistré dans le registre des navires ou que le bateau d’intérieur sur lequel portent ces actes, jugements ou exploits, soit immatriculé dans le registre des bateaux d’intérieur (art.11 et 272 de la loi maritime) ;
  • les salaires hypothécaires et les frais aient été payés à l’avance (voyez Fees).

 

Conditions relatives au contenu

Seuls les actes, exploits de huissier et jugements visés aux articles 8 et 9 de la loi maritime sont susceptibles d’être inscrits (voyez Pincipes).